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详述PPT的图片压缩功能（适用于Word和Excel）
制作PPT时通常会使用不少图片，造成PPT文档尺寸较大，不利于分享和传播。直接使用Rar等压缩软件进行压缩，很多时候并不会有太大改观。而直接使用PPT中自带的图片压缩功能往往更为有效。这个压缩功能不仅存在于PowerPoint中，在Word和Excel中也同样存在。在下面叙述中，仅以PPT为例，其他Office组件可相形参照。
在PPT中选中任意图片，在2007和2010版本中会出现【图片工具】功能区选项卡（这是一个上下文选项卡，只有选中图片以后才会出现）。在选项卡中包含了一个【压缩图片】的命令按钮，如下图所示：
打开【压缩图片】对话框后有几个选项可以设置：
1，仅应用于此图片
如果勾选即表示只对当前选中图片进行压缩，否则则对当前PPT中的全部图片进行压缩。
2，删除图片的剪裁区域
使用图片【剪裁】功能可以选定插入的图片只显示部分区域而隐藏剪裁区域，剪裁的区域虽然不在PPT中显示，但原始数据仍保留在文档中。如果勾选此选项即表示将已经剪裁的区域彻底删除，仅保留未剪裁部分。
3，目标输出
可以根据输出需要选择不同的分辨率。可选项与当前图片本身的分辨率有关。一般情况下选择96dpi～150dpi即可。
4，使用文档分辨率
即指保持文档原有分辨率大小不变。在2007和2010版本的选项设置中，可以设置插入图片的默认分辨率，因此这个选项的分辨率参数理论上与下图中的选项参数相同：
上面这个选项设置来源于PPT选项中的【高级选项卡】。其中的选项设置会在保存PPT文档时生效。其中【放弃编辑数据】的作用与前述【删除图片的剪裁区域】作用相似，也是将文档中原有保留的非显性的图片编辑数据完全删除，删除后将无法使用【重设图片】功能完全恢复图片的原有大小和样式。
在2003版本中，压缩图片功能的菜单位置有所不同，可以在选中任意图片后点击右键，在右键菜单中选择【设置图片格式】，然后在【设置图片格式】对话框中的【图片】选项卡中选择，如下图所示。其中压缩图片的相关选项与2007以上版本大致相同。
除了选中图片以后再选择压缩命令的方式以外，还有一种在保存文档时调用的压缩图片功能，通用性更好也更为方便，不需要选定任意图片，而且在2003版～2010版中均有此设置。
调用【文件】-【另存为】命令保存PPT文档，打开【另存为】对话框时，点击其中的【工具】下拉菜单，在其中就包含了【压缩图片】命令，其他设置方式与前述相同，如下图所示：
上述方法在Word中和Excel中均可实现，压缩效果与一般压缩工具的效果基本相当，如果没有批量文档的压缩需求，基本可以考虑使用此Office自带功能来实现。
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#微函数系列#之OFFSET函数
OFFSET函数是一个常见的引用类函数，作用与INDIRECT函数相似，与INDIRECT函数所不同的在于，OFFSET函数是基于目标基准区域的偏移引用。
Offset函数首先需要指定一个基准区域，然后通过行偏移量和列偏移量来确定实际的引用位置。偏移量是一个矢量值，以正负符号来表示偏移方向，以数值大小来表示偏移距离。
Offset函数的第三参数和第四参数分别表示引用区域的高度和宽度，两个参数均可省略，在省略的情况下默认与基准区域的维度尺寸相一致。高度和宽度的参数值也可以使用负数，表示负方向（向上/向左）上的维度扩展。
Offset的常见应用场景包括：
1，与MATCH函数相结合的查询，可以突破VLOOKUP、HLOOKUP等函数的单一方向性的限制
2，可以动态更新的区域引用（常用于生成下拉菜单的数据有效性序列）
3，通过数学构造，部分引用某个区域，比如间隔引用等等（例如生成工资单）
4，三维引用
当Offset函数的行列偏移或高度宽度参数使用数组作为参数值时，就会产生三维引用甚至更多维度的引用。例如
=OFFSET(A1:B1,,,{1;2;3;4;5})公式产生如下图所示的引用：
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#微函数系列#之INDIRECT函数
INDIRECT函数是比较常见的引用类函数，与其功能相仿的函数包括OFFSET函数、INDEX函数等等。与OFFSET函数所不同的在于，OFFSET函数是基于目标基准位置的偏移引用，而INDIRECT函数则是通过构造单元格地址的文本书写方式来对单元格区域直接进行引用。
在Excel中单元格的引用方式包括A1样式和R1C1样式，因此Indirect函数在构造引用字符串时，也可以使用上述两种样式的文本字符串，但需要在第二参数中使用不同的参数值进行标识区别。
A1样式和R1C1样式两种不同引用方式的来源是由于单元格地址表示方式的不同：如果用字母来表示列标，数字来表示行号，就是A1引用样式；如果用Rn表示第n行，用Cn表示第n列，就是R1C1引用样式。
由于可以构造文本形式的单元格引用地址，因此利用文本连接符&就可以构造“常量”+“变量”、“静态”+“动态”相结合的单元格引用方式。
例如
=INDIRECT("A2:A"&COUNTA(D:D))中，"A2:A"的部分就是静态地址，其中的列标A和行号2都是常量，而COUNTA(D:D)部分形成了第二个行号的动态引用。整个公式的引用方式就等同于“A2:An”，其中的n是变量，由D列的非空单元格数量所决定。基于这样的特性，Indirect函数常见的用途包括：
1，引用地址事先未知，需要通过其他运算得到部分引用元素的引用
2，可以动态更新的区域引用（常用于生成下拉菜单的数据有效性序列）
3，表名称有数字规律的多表引用（三维引用）
4，构造生成指定的数字序列或数组
5，与Text函数相结合，通过一组数值生成相应的一组R1C1式引用
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#微函数系列#之MATCH函数
MATCH函数是Excel中十分常用的匹配查询类函数，其作用和地位与VLOOKUP、LOOKUP等查询类函数相近。与LOOKUP类函数有所区别的地方在于：MATCH函数返回的结果是匹配元素的所在位置，而非匹配元素本身。
此外，MATCH函数还支持包含“*”、“？”等通配符的模糊查询，但不能区分英文字母的大小写。如果要在目标数组中进行区分大小写的查询，可结合Exact函数来组合公式，例如要在数组{"EXCEL","book","excel","SHEET"}查询"excel"的位置，可以使用公式：
=MATCH(TRUE,EXACT({"EXCEL","book","excel","SHEET"},"excel"),0)返回结果为3，不会受数组中第一个元素"EXCEL"的干扰。
需要注意的是，Exact函数不支持通配符，因此不能通过上述方法同时进行区分大小写和包含通配符的模糊查询。
当目标数组中包含多个与查询数据相匹配的元素时，MATCH函数只返回其中第一个匹配元素的所在位置，因此MATCH函数通常只用于唯一性的查询。但利用这一特性，MATCH函数还可以用来对数组中的非重复数据进行统计，例如统计非重复数据的个数，返回非重复数据的列表等等。
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【环形年历】使用说明
【环形年历】是使用Excel图表制作的造型独特的年历图。适用于Excel 2007以上版本，可以对图表手动进行设置，也可以使用预置的程序功能进行快捷设置（需要启用宏）。彩色打印出来效果很棒。
这个年历的阅读方法如下：1， 每种颜色代表每个月份，月份在圆环上按顺时针方向排布。
2， 图标中的数字表明了当月的日期。
3， 每个月份的日期以星期几为依据分布在由内到外的7个半径不同的圆环上，最内侧是星期一，最外侧是星期天。
例如2012年1月份的最外圈的第一个图标中数字为1，表明2012年1月1日为星期天。
主要使用界面如下图：
右侧是年历图显示区域，左侧是设置区。
可以用户自定义设置的包括：
1， 每个月份的图形颜色和日期数字颜色。右侧Default是初始默认设置，左侧Custom为用户自定义区域。如果用户对自己设置的颜色不满意，可以将右侧默认设置使用格式刷复制到左侧区域中。
2， Year：可以选择年份。不同的年份有不同的形态。
3， OFFSET：偏移角度。选择不同的偏移，在图表上会显示不同的扭曲偏转程度。有7档可选。
4， Space：每个圆环图标之间的间隔。有4档可选。
5， Weekday：是否显示星期几的图标。Hide为不显示，Show为显示。
6， 3D Style：可以设置是否应用右侧绿色图形的3D设置。下面“Apply”选项表示应用，“Cancel”表示不使用右侧图形的设置，而保留图表中原有的3D设置。
注意，这里所指的3D设置仅包含下图中的这些设置：
完成以上设置以后，需要点击下方的“Set Chart”按钮进行应用，否则不会立即生效。
最下方的“Print”按钮可以将完成的图表单独打印输出。
参数调整前后的变化效果如下：
Year：
Space：
Weekday：
除了上述设置方法以外，如果用户熟悉图表的设置，也可以直接在图表上进行修改。例如要设置图标的样式，选中图表以后依次在功能区上点击【图表工具】—【设计】—【样式20】，然后将“3D Style”选项设置为“Cancel”（表示使用图表自身目前的形状样式），再点击“Set Chart”按钮即可生成以“样式20”为基准的一组图标样式。
图表原理：气泡图，以原点为中心，360度平分54份，通过三角函数Sin和Cos计算X/Y坐标，气泡大小和星期值相关联。
下载：
微盘下载：http://vdisk.weibo.com/s/U28j/1319440197
本地下载：环形年历 (2218)
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用条件格式中的图标集来标识项目状态
昨天发布了一篇微博，有关于如何使用图标集条件格式来对项目状态进行可视化标识，原帖链接：http://weibo.com/2190827182/xsoVjsd87
“图标集”是Excel2007版本以后的新增功能，这个技巧其实不算复杂，主要包含了“自定义数字格式”和“条件格式”两部分内容。由于帖子短时间内受到大量转发，相信还是有不少人对这个技巧的技术细节不太了解，因此在这里用博文详细解读一下。
最终效果图：
工作中有一些项目进程跟踪表格通常如下图所示，在“完成情况”一列中会通过文字来标识项目完成情况。如果前面六个阶段全部打勾，则标识“已完成”，否则标识“进行中”。要实现这个功能，使用公式可以很容易实现，但是考虑到要用条件格式的“图标集”工具来进行可视化的图形标识，就需要将公式的结果设置为数值。因为只有数值可以进行“图标集”的条件格式设置。
因此，在构建公式时，可以在H2单元格中输入以下公式并向下拖拽填充至H7单元格：
=N(COUNTBLANK(B2:G2)=0)COUNTBLANK函数表示统计一个区域中的空白单元格数目，如果前面六个阶段的单元格中不包含空白单元格，则
COUNTBLANK(B2:G2)=0返回True（即表示项目已完成），否则返回False（即表示项目尚在进行中）。最外围的N函数用于将上述的True或False的逻辑判断结果转换为数值1或0，True对应结果为1，False对应结果为0。由此H列的结果就是由数值0或1来表示项目是否已完成，如下图所示。
为了增强表格可读性，H列的显示内容还是可以设置为中文字符“已完成“或”进行中“并同时保持单元格数值仍旧为1或0，其方法就是通过自定义数字格式来实现。
选中H列中需要设置的单元格区域，按<Ctrl+1>组合键打开【设置单元格格式】对话框，在【数字】选项卡的【分类】类型中选择【自定义】，然后在右侧的【类型】编辑栏中输入
已完成;;进行中注意代码中包含两个半角的分号如下图所示：
上述代码是自定义数字格式的一种表示方式，自定义数字格式的常用代码格式为
【大于零】;【小于零】;【等于零】三个用半角分号隔开的区段分别代表了单元格中数值对应显示的方案。当单元格数值大于零时，显示第一个区段中的内容（此例中为“已完成”）；当单元格数值小于零的时候显示第二个区段的内容（此例中为空白）；当单元格数值等于零的时候显示第三个区段的内容（此例中为“进行中”）。因此在设置完成这样的自定义数字格式后，显示如下图所示：
接下来再使用2007中所新增的“图标集“条件格式：
1， 选中H2:H7，在功能区上依次单击【开始】——【条件格式】——【图标集】——【其他规则】，打开【新建格式规则】对话框；
2， 【图标样式】里选择一种，例如“三个符号（有圆圈）”，右侧的两个【类型】都选择【数字】，左侧的两个【值】分别填写1和0，如下图所示。确定完成即可。
最后显示如下图所示
附件下载：
微盘下载：http://vdisk.weibo.com/s/N8JZ
本地下载：条件格式中的图标集 (2048)
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【中国数据地图】使用说明
【中国数据地图】，是一款Excel与Flash相结合的动态交互地图图表工具，使用VBA开发。主要功能是利用现有的Flash格式的地图图表（Flash源文件来自于Economist），通过Excel对其进行数据关联控制和显示设置控制，并可直接在Excel中显示此动态交互图表。
最新版本：V1.1
【更新历史】
V1.0：内部版本号
1，可设置和修改四个字段的数据
2，可修改四个图表页的标签、标题、脚注等信息
3，可修改热力图的颜色配置和数值分档
4，暂不支持中文显示
V1.1：正式发布版本
1，解决Win7和Vista系统中的兼容问题，现在各系统均可使用
【使用前的设置】
此程序是VBA程序，打开Excel工作簿时需要启用宏才能正常工作。有关Excel宏的启用方法可参考以下文章：
此程序中包含Flash文件，需要Flash播放器的插件支持，因此请尽量安装最新版的FlashPlayer，否则可能会影响加载显示。FlashPlayer下载地址：
官方下载：http://get.adobe.com/cn/flashplayer/
PCOnline下载：http://dl.pconline.com.cn/html_2/1/114/id=8122&pn=0.html
【程序使用说明】
下载压缩包，解压以后包含两个文档，一个是Excel主文档，另一个是名为“main”的swf文档，且swf文档不能更改为其他的文件名。两个文档要放置在同一个目录下，并且需要保证目录路径中不包含中文字符。稳妥起见，应尽量使用系统管理员身份打开程序，并且尽量不要在系统所在盘符下存放和运行程序（包括桌面），以免造成图表无法正常加载显示。
打开Excel工作簿并启用宏，里面包含两个工作表，名为“map”的工作表中可以显示动态交互地图图表，名为“ChinaData”的工作表中可以对图表数据和图表显示设置进行修改。不要更改这两个工作表的表名称。
在交互地图图表中，可以随鼠标移动实时显示鼠标所在省区的数据，并且在右侧条形图中高亮显示对应的数据条。单击某个省区或在“select”下拉列表中选择某个省区可以放大显示地图，点击右下方的”Reset map“按钮则可以恢复全图显示。上方包含了四个标签页，可以切换不同的数据图表，显示不同的数据字段内容。
在“ChinaData”工作表中可以根据用户需要，设置自己的字段名和数据内容。也可以对图表中的显示进行设置修改。无论是数据修改还是设置修改，都需要在最后点击”更新图表“按钮方可生效，否则即使保存工作簿也不会对图表产生影响。
具体设置内容的说明见下图所示：
【其他说明】
本程序经过改进，在WindowsXP、Win7或Vista系统均可正常使用。
如果由于某些未知原因造成工作簿中的Flash图表无法正常显示，其他功能仍然有效。可以在保持工作簿打开的状态下，直接在工作簿所在的目录下使用FlashPlayer软件打开“main.swf”文档进行图表的浏览和显示。工作簿中进行的数据和设置修改，在点击”更新图表“按钮以后，仍能与Flash正常保持更新（flash文档需关闭后重新打开）。
【常见问题解决】
1，图表页显示空白，可能原因：没有启用宏，或 工作簿所在目录下main.swf文档不存在或被更名。
2，图表页显示英文错误代码，可能原因：FlashPlayer版本过低，或 文件目录的路径中包含中文字符（例如“...桌面test”等等）
3，图表页仅显示条形图，不显示地图，可能原因：通常发生在Win7系统中，需要切换到Administrator登录，打开运行一下程序，然后关闭再切换回到原先的登录用户即可正常使用。
【程序下载】
华为网盘下载：http://dl.dbank.com/s0fa0axs4j
本地下载：中国数据地图工具 (2387)
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如何把计算式转换为运算结果
某些工程方面的应用，会在Excel表格中输入运算方式，通常只是一个文本形式的计算通式，其中可能包含常量或单元格引用，如下图A列所示。某些情况下，会需要对这些计算式求取运算结果。简单地处理，可以直接在A列单元格的内容前直接输入一个等号“=”，A列的计算式就会运算了。但往往这种操作方式是不被条件许可的，A列的计算式仍旧要保持原样，而运算结果则要另行取得放置在B列。
对于这种问题，可以使用宏表函数EVALUATE来实现。
宏表函数又称为Excel 4.0版函数，需要通过定义名称（并启用宏）或在宏表中使用，其中多数函数功能已逐步被内置函数和VBA功能所替代。
有关启用宏的操作可详见《Excel启用宏的详细说明》
这个问题的具体解决方法如下：
1，选中B2单元格（定义名称时所选中的单元格关系到定义名称公式中相对引用地址的具体写法）
2，在菜单栏上依次单击【插入】-【名称】-【定义】，打开“定义名称”对话框，在上方文本框中输入名称的命名，比如evl，然后在下方的编辑栏中输入定义公式
=EVALUATE(A2)，单击【确定】按钮完成。3，然后在B2单元格内输入公式
=evl就可以计算得到A2单元格的计算式运算结果。公式可以向下复制，同样可以计算其他的计算式。
结果如下图所示：
附件下载：
微盘下载：http://vdisk.weibo.com/s/zaZq
本地下载：计算式运算 (2016)
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【自动定时保存】Word版使用说明
【自动定时保存】Word版，是一款Word平台下使用VBA开发的加载宏，主要功能是方便用户设置一定的间隔时间自动保存编辑中的文档，并可选择生成备份文件。
Excel版本请见：《【自动定时保存】加载宏使用说明》
最新版本：V1.1
更新历史：
V1.0：设计中的内部版本号，无限制备份
V1.1：1，可设定保存间隔时间（1-120分钟）
2，可选择是否在保存时生成备份文档，并可设定最大备份数
3，可选择仅保存当前活动工作簿或保存所有打开的工作簿
4，选项参数随机器保存
5，支持在线版本更新检查
6，在线的详细说明文档
使用前的设置：
此程序是一个Word模板文件，使用Word模板的方法如下所示。
1，解压下载的压缩包以后得到一个名为Normal的模板文件，扩展名为dot，请注意不要修改这个文件的名称，包括其扩展名。
2，关闭退出所有的Word进程，保证当前系统中没有打开任何Word文档，也没有运行Word程序。
3，找到以下路径：
WinXP系统下：C:\Documents and Settings\<用户名>\Application Data\Microsoft\Templates
Win7/Vista系统下：C:\Users\<用户名>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
此路径为隐藏文件夹，需要事先取消系统隐藏文件夹不可见的设置才能找到。其中<用户名>指的是您在当前系统中所登录使用的用户名称，例如Administrator。
4，在此路径下删除所有以Normal命名的文件，包括dot文件或dotm文件，如下图所示：
5，删除文件后，将之前解压出来的名为Normal的文件放入此文件夹。即可完成设置。
上述操作完成后，再次打开Word程序时，会显示一个自定义菜单栏，其中包含了“自动保存”的命令按钮，如下图所示。点击这个按钮即可打开自动保存功能。
程序使用说明：
程序使用与Excel版相似，可参照Excel版说明：《【自动定时保存】加载宏使用说明》
需要补充说明的是，由于Word与Excel在保存上的差异，此程序中无论是否选择生成备份文件，都将直接在原文档上进行保存，在此基础上再生成备份文件。
程序下载：
微盘下载：http://vdisk.weibo.com/s/yb5j/1314169698
本地下载：自动定时保存Word版 (2029)
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【自动定时保存】加载宏使用说明
【自动定时保存】，是一款Excel平台下使用VBA开发的加载宏，主要功能是方便用户设置一定的间隔时间自动保存编辑中的文档，并可选择生成备份文件。
最新版本：V1.1
更新历史：
V1.0：设计中的内部版本号，无限制备份
V1.1：1，可设定保存间隔时间（1-120分钟）
2，可选择是否在保存时生成备份文档，并可设定最大备份数
3，可选择仅保存当前活动工作簿或保存所有打开的工作簿
4，选项参数随机器保存
5，支持在线版本更新检查
6，在线的详细说明文档
使用前的设置：
在Excel2003版本中，可依以下步骤操作：
1，打开任意Excel文档，在Excel的菜单栏上依次单击【工具】——【加载宏】，打开下图所示的【加载宏】对话框，
2，点击【浏览】按钮，打开资源管理器窗口，系统会自动定位路径到加载宏的目录下。把这个加载宏文件放置到这个目录下，然后选中此文件点击确定按钮。
3，此时返回的【加载宏】对话框中会显示新增的一条加载宏，名称为【自动定时保存V1.1】，勾选复选框后点击确定按钮即可完成设置。
上述设置完成后，可以看到Excel 2003的菜单栏中出现了一个自定义菜单，在其中显示了名为”自动保存“的按钮，如下图所示。点击这个按钮即可运行此程序。
在Excel2007/2010 版本中，可依以下步骤操作：
1，打开Excel2007程序，依次点击【Office按钮】（2010版本中为【文件】）——【Excel选项】，打开下图所示的【Excel选项】对话框，
2，在左侧列表中选择【加载宏】标签，在右侧显示的窗口下方的【管理】下拉列表中选择【Excel加载项】，然后点击【转到】按钮，打开【加载宏】对话框，
3，点击对话框中的【浏览】按钮打开资源管理器窗口，系统会自动定位路径到加载宏的目录下。把这个加载宏文件放置到这个目录下，然后选中此文件点击确定按钮。
4，此时返回的【加载宏】对话框中会显示新增的一条加载宏，名称为【自动定时保存V1.1】，勾选复选框后点击确定按钮即可完成设置。
上述设置完成后，可以看到Excel 2007的功能区中出现了一个【加载项】选项卡，点击此选项卡就会在其中显示一个自定义工具栏和一个名为【自动保存】的按钮，如下图所示。点击这个按钮即可运行此程序。
程序使用说明：
【初始设置】
打开Excel程序后，此加载宏程序默认为关闭状态，此时Excel程序没有启用自动保存功能。
点击自定义菜单中的【自动保存】按钮，可以打开下图所示的程序设置界面。
勾选【自动定时保存】复选框就可以开启自动定时保存功能，可以设置间隔时间，范围从1-120分钟。时间间隔太小影响系统资源，时间间隔太长则增加风险，用户可以根据需求平衡考虑。
勾选【保存时生成备份】按钮可以在自动保存时在文档的所在路径下生成一个备份文件夹，在其中创建备份文件，通过备份文件可以返回各个时间点上的历史状态。备份文件数可在1-10之间选择，程序总是会自动保留最近的n个备份文件。此种保存方式不影响原文档。如果不勾选此选项，程序会直接在原文档上定时保存，不产生备份文件。两种保存方式不同，请用户酌情选择。推荐使用第一种方式。
下方的保存选项中，可以选择仅对当前活动工作簿（正在编辑中的工作簿）进行自动保存还是对Excel程序中打开的所有工作簿进行保存。
以上选项设置完成后，点击【确定】按钮开始开启自动保存功能。选项参数可在当前机器中保存，下次打开此界面时自动加载。
【运行状态】
自动保存开启状态下，如果设定了【生成备份】，程序会在文档的所在路径下自动创建一个“文档名+备份”的文件夹，在其中保存备份文件，备份文件名会以保存时间来命名，很容易识别，如下图所示：
这个自动保存程序还有以下特点：
从Excel程序切换到其他程序中，后台只要Excel程序还在运行，自动保存就会依旧进行。例如你编了一会儿Excel，然后去看网页了，这期间自动保存还是会坚守岗位。
【关闭自动保存】
要关闭自动保存功能，只需重新点击程序按钮，取消勾选“自动保存”选项后点击确定即可。
除此以外，在开启状态下，关闭某个Excel文档并不影响自动保存的继续运行，只有退出Excel程序时才会中止。
其他说明：
为了避免错误操作和冗余文件的生成，此程序设定每次打开Excel程序时，自动保存功能均为默认关闭状态，用户只有点击按钮进行开启功能操作后才会开始运行。也就是说，当前的自动保存启用状态只在当前Excel程序中有效（一个Excel程序中可以打开N个Excel文档），关闭退出Excel程序后，再次打开时需要再次手动开启。
此外，在Excel程序中直接新建的空白工作簿（通常名为Book1、Book2等），自动保存的临时文件夹位于系统盘符根目录下。建议还是先手动保存一次以便查找其备份文件位置。下载程序：
微盘下载：http://vdisk.weibo.com/s/y7es/1314154894
新浪爱问下载：http://ishare.iask.sina.com.cn/f/18348805.html
本地下载：自动定时保存Excel版 (1918)
